Google Workspace -sovelluksen käyttöopas

Google Workspace -sovellus

Tiivistelmä

Tässä oppaassa on viisi tärkeintä Googlen suositusta Google Workspaceen siirtymiseen. Siinä esitellään todistettuja työkaluja, resursseja ja tukea sekä tarinoita asiakkailta, jotka ovat siirtyneet onnistuneesti. Tietosuojapäälliköille, jotka etsivät modernia tuottavuus- ja yhteistyöratkaisua, Google Workspace tarjoaa vakuuttavan vaihtoehdon vanhoille työkaluille yritysyrityksille. Google Workspace, johon 10 miljoonaa asiakasta ja 3 miljardia käyttäjää maailmanlaajuisesti luottavat, tarjoaa organisaatioille tutun, modernin ja intuitiivisen viestintäympäristön, file hallinta, dokumenttien yhteisluonti ja paljon muuta.

Miksi Google
Työtila? Lyhyt yhteenveto

Google Workspace voi auttaa kaikenkokoisia ja lähes kaikilla toimialoilla toimivia organisaatioita parantamaan turvallisuutta, tuottavuutta ja yhteistyötä. Tekoälypohjaisten suojausominaisuuksien sekä pilvipohjaisen ja nollaluottamusarkkitehtuurin ansiosta yritykset luottavat Workspaceen suojatakseen arkaluontoisia tietojaan. Tuottavuusohjelmistoon upotettu tekoäly (AI) voi auttaa organisaatioita säästämään aikaa ja parantamaan työn laatua.

Käyttämällä Google Workspacea Geminin kanssa kaikenkokoiset yritykset ottavat turvallisesti käyttöön tekoälyä laajassa mittakaavassa. Tuoreen Geminiä käyttävien yritysasiakkaiden tutkimuksemme mukaan käyttäjät säästävät keskimäärin 105 minuuttia viikossa, ja 75 % päivittäisistä käyttäjistä sanoo, että se parantaa heidän työnsä laatua. Organisaatiot siirtyvät Workspaceen hyödyntääkseen IT- ja kulttuurisen modernisoinnin tilaisuutta, virtaviivaistaakseen työnkulkuja päätöksenteon nopeuttamiseksi ja auttaakseen poistamaan pullonkauloja saumattoman yhteistyön avulla.

Luku 1

Viisi tärkeintä suositusta sujuvaan Google Workspaceen siirtymiseen
Siirtyminen mihin tahansa teknologiaan on monitahoinen prosessi, mutta sen ei tarvitse olla pelottavaa. Organisaatiot ympäri maailmaa siirtyvät Workspaceen joka vuosi. Onnistunut siirtyminen edellyttää strategista lähestymistapaa, joka asettaa etusijalle teknologiaympäristön ja lähdetietojen ymmärtämisen, minimoi mahdolliset riskit ja tunnustaa, että työntekijöiden muutoksen hallinta on ratkaiseva osa menestystä.

Jokainen siirtomatka on ainutlaatuinen, ja aikajana vaihtelee organisaation tietomäärän ja monimutkaisuuden mukaan. Siirtoa suunniteltaessa on ensiarvoisen tärkeää ottaa huolellisesti huomioon organisaation nykyinen ympäristö sekä erityiset tarpeet ja olosuhteet. Asiakkaat hyötyvät usein prosessin aloittamisesta 1–2 vuotta ennen vanhan palveluntarjoajan kanssa solmitun lisenssisopimuksen päättymistä.

Tässä on viisi vaihetta, joiden avulla voit aloittaa tämän prosessin yhdessä Google-tilitiimisi ja valitun toteutuskumppanin kanssa.

Tarkastele ja ymmärrä lähdetiedot
Arvioi tarkasti tietotyyppi, koko ja monimutkaisuus, jotta voit ennakoida haasteita ja optimoida siirtomenetelmän. Tunnista tietojakelusi, jotta saat selville, kuinka tiedot jakautuvat lähdejärjestelmässä. Muista, että organisaation tietovaatimukset voivat vaihdella osastoittain, ja näiden tarpeiden pitäisi olla tietoina siirtymäaikajanastasi ja -strategiastasi. Estä häiriöt puuttumalla ennakoivasti kaikkiin ei-tuettuihin tietotyyppeihin tai koviin rajoituksiin Google Workspacessa.

Hyödynnä lähdeskannauksia
Suorita kattava data-analyysi käyttämällä skannaustoimintoja, kuten Google Workspace Migratea, saadaksesi syvällisiä tietoja lähdetiedoista. Optimoi siirtoprosessi jakamalla työmäärät tehokkaasti siirtoinfrastruktuurin kesken ja priorisoimalla suuret tietojoukot. Voit käyttää Google Workspacen siirtotuotematriisia tutkiaksesi ennakoivasti työkaluja, joita voidaan käyttää tietyntyyppisten tietojen siirtämiseen.

Suunnittele siirtymätapasi ja sisällytä muutosten hallinta alusta alkaen:
Suunniteltaessa yrityksen siirtoa on erittäin tärkeää kohdistaa IT-tiimi, Google-tilitiimi ja käyttöönottokumppani aiottujen tulosten ja määriteltyjen tavoitteiden mukaisesti. Jotkut organisaatiot voivat halutessaan ottaa käyttöön Google Workspacen yhdessä tiettyjen vanhojen työkalujen ja pisteratkaisujen kanssa.

Muut voivat siirtyä kokonaan Google Workspaceen. Google tukee molempia siirtomalleja; Täysi siirto auttaa organisaatioita kuitenkin maksimoimaan Workspacen hyödyt ja sijoitetun pääoman tuoton.
Vaikka yritys voi rakentaa siirtymisstrategiansa useilla tavoilla saavuttaakseen liiketoimintatavoitteensa, Google suosittelee kolmivaiheista lähestymistapaa, jossa on ydin-IT, varhaiset omaksujat ja globaali käyttöönotto.

Googlen ehdottama vaiheittainen siirtotapa
Käyttöönoton ydintoimintojen kolme vaihetta voivat kestää tyypillisesti 3–9 kuukautta.

• Vaihe 1: Suunnittelu ja ydin-IT Ota käyttöön vain IT-ydintiimille.
  Tämä vaihe alkaa yhteistyössä kumppanin kanssa, jotta käyttöönottosuunnitelmat mukautetaan Googlen parhaisiin käytäntöihin ja luodaan menestyspolku koko projektille. Tämä vaihe vahvistaa ja testaa teknisen suunnittelun, tunnistaa integraatiopisteet ja antaa tiimille mahdollisuuden tutustua työkaluihin ja tekniikkaan.
• Vaihe 2: Varhaiset ottavat käyttöön 5–10 %:lle kaikista käyttäjistä. Tässä vaiheessa validoidaan siirto, testataan muutoksenhallintasuunnitelmaa ja kerätään palautetta koulutuksesta ja viestinnästä, jotta suunnitelmaa voidaan muokata tarpeen mukaan vastaamaan parhaiten käyttäjien tarpeita.
• Vaihe 3: Global Go-Live -käyttöönotto kaikille käyttäjille. Tämä vaihe tuo loput
  organisaation aluksella, järjestää laajaa koulutusta ja viestintää sekä siirtyy pitkän aikavälin omaksumiseen ja muutokseen. kuten suurten organisaatioiden käyttöönottooppaassa on esitetty. Tämä prosessi kestää tyypillisesti 3–9 kuukautta, ja se voidaan mukauttaa organisaatiosi erityisvaatimuksiin ja tarpeisiin.
• Hyvin toteutettu muutoksenhallintastrategia on välttämätön sujuvalle ja onnistuneelle työtilan siirtymiselle. Keskittymällä viestintään, koulutukseen ja tukeen voit minimoida häiriöt, vahvistaa työntekijöitä ja saavuttaa halutut liiketoimintatulokset. Voit käyttää tätä opasta muutosjohtamisstrategiasi mallina.

Priorisoi tietojen siirto
Määritä huolellisen suunnittelun ja harkinnan avulla organisaatiosi kriittiset tiedot käyttöönottoa varten ja mitkä eivät ole välttämättömiä tietoja käyttöönottoa varten. Kaikkia tietoja ei tarvitse siirtää käyttöönottopäivään mennessä. Keskity ensin olennaisen tiedon siirtämiseen varmistaaksesi onnistuneen käyttökokemuksen. Harkitse ei-kriittisten tietojen siirtämistä julkaisun jälkeen, jotta ensimmäinen siirtoprosessi sujuisi.

Vähennä riskejä ennakoivasti
Haasteiden ennakointi ennen siirtoa auttaa pitämään tiimisi raiteilla. Avoin viestintä, ennakoiva suunnittelu ja keskittyminen tietojen eheyteen tasoittavat tietä saumattomalle siirtokokemukselle.

Luku 2

Asiakkaiden menestystarinoita
Equifax ajaa kulttuurista muutosta siirrettyään yli 20,000 XNUMX työntekijää Workspaceen.
Equifax on yksi kolmesta Yhdysvaltojen luottotietotoimistosta, ja se auttaa miljoonia kuluttajia ja yrityksiä joka vuosi saavuttamaan taloudelliset tavoitteensa. Equifax muutti kulttuuriaan liiketoiminnassaan ottamalla käyttöön Google Workspacen. Se siirsi noin 21,000 20 käyttäjän tiedot ennen Workspacen käyttöönottoa työntekijöille 100,000 maassa. Käyttämällä teknologiaa vipuna Equifax auttoi työntekijöitään edistämään yhteistyö- ja yhteisökulttuuria, mikä johti lähes XNUMX XNUMX Google Chat -viestiin joka päivä. Workspacen yksinkertaisuus ja turvallisuus sekä kyky käsitellä asiakirjoja mistä tahansa on auttanut Equifaxia virtaviivaistamaan viestintää ja yhteistyötä.

Brasilian valtion instituutio muuttaa yli 3.5 miljoonaa files Workspaceen 2 kuukaudessa
Brasiliassa Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) on Amapán osavaltion yleinen syyttäjävirasto. Se on Brasilian liittovaltion perustuslain alainen instituutio, joka on sitoutunut puolustamaan lakia, demokratiaa sekä yksilöiden ja koko yhteiskunnan etuja. Kahdessa kuukaudessa se siirsi 2 teratavua tietoa yli 4 miljoonasta institutionaalisesta files. Nyt MP-AP:lla on 99.9 %:n palvelun käyttöaika ja 90 %:n Google Workspacen käyttöönottoaste työntekijöiden keskuudessa. Se on lisännyt joustavuutta etätyöntekijöille, helpottanut asiakirjojen jakamista työryhmien ja ulkopuolisten tahojen välillä ja parantanut viraston tallentamien tietojen hallintaa.

LifeCell toteuttaa täysimittaisen siirron yli 1,200 3 työntekijälle alle XNUMX kuukaudessa tehokkuuden lisäämiseksi
Vuonna 2004 perustettu LifeCell on Intian suurin kantasolujen ja kudosten varastopankki. Se on geneettisten seulontatestien päätoimittaja ja johtava toimija solu- ja kudospohjaisissa terapioissa. LifeCell toteutti alle 3 kuukaudessa yli 1,200 XNUMX työntekijälle täysimittaisen Google Workspace -siirron, joka muutti yhteistyöominaisuudet yksityiskohtaisilla tietosuoja-asetuksilla. Google Workspace on myös auttanut organisaatiota tehostamaan työnkulkua ylimmästä johdosta etulinjan työntekijöihin vähentämällä roskapostihyökkäykset nollaan.

Neljässä kuukaudessa Humanimigroi 4 13,000 käyttäjää Workspaceen, leikkaa IT-kustannuksia ja tiukensi security.ty:tä. Google Workspacen helppokäyttöiset yhteistyötyökalut ovat parantaneet 13,000 50 kenttä- ja toimistotiimin jäsenen moraalia ja tehokkuutta Suomessa, Norjassa ja Ruotsissa johtavassa hoitopalveluiden tarjoajassa Humanassa. IT-tiimi on nyt varma siitä, että aika-testatut Workspacen tietoturvaominaisuudet pitävät arkaluontoiset asiakastiedot turvassa, ja Humana odottaa Workspaceen siirtymisen vähentävän teknisen tuen pyyntöjä vähintään 22 %. Humana siirsi 55 Tt dataa, mukaan lukien 5.5 miljoonaa sähköpostiviestiä, 4.5 miljoonaa asiakirjaa ja XNUMX miljoonaa kalenterikohdetta.

Olen 100 % varma, että Humana-tiimi on tyytyväisempi ja tuottavampi Google Workspacen kanssa kuin edellisellä alustallamme, ja yhdessä Chrom OS:n kanssa se tekee tiedoistamme turvallisempia kuin koskaan ennen.
Adam Nerell tietohallintojohtaja, Humana

Colgate-Palmolive siirtää 28,000 6 käyttäjää Workspaceen kuudessa kuukaudessa
"Google Workspace erottui joukosta, koska se on todella integroitu työkalusarja, jossa on kertakirjautuminen ja yksi hakemisto. Google Workspace on rakennettu pilvipalvelua varten ilman paikan päällä olevaa perintöä. Tunsimme, että Google olisi jatkossakin suurin pilviyhteistyön innovaattori ja kumppani, jonka kanssa voisimme kasvaa”, sanoo Mitch Cohen, globaalin kuluttajatuoteyrityksen Colgate-Palmoliven yhteistyöjohtaja. Vain kolmessa kuukaudessa yli 94 % käyttäjistä käytti aktiivisesti Google Drivea ja yli 57,000 XNUMX tuntia Google Meet -istuntoja käytettiin vain yhdessä kuukaudessa. Nyt kaikilla C-Suitesta Colgaten postihuoneeseen on Google Workspace -tili, ja he käyttävät sitä päivittäin.

Luku 3

Googlen siirtotyökalut ja -resurssit
Siirron aikana organisaatiot voivat käyttää erilaisia ​​ensimmäisen ja kolmannen osapuolen työkaluja, prosesseja ja Googlen tukea helpottaakseen prosessia suunnittelusta toteutukseen.

Workspace-tilisi edustajasi
Ota ensin yhteyttä Google Workspace -tiliedustajaasi, joka työskentelee tiiviisti kumppaniekosysteemimme kanssa ja tarjoaa erilaisia ​​kokonaisvaltaisia ​​palveluita siirtymävaiheessa. Näihin palveluihin kuuluvat konsultointi, neuvonta, tekninen tilihallinta, muutosten hallinta, käyttöönotto ja koulutus, transformaatiolaboratoriot ja paljon muuta. Tiliedustajasi työskentelee kanssasi saadakseen oikean kumppanin siirtotarpeihisi.

Yhteistyökumppanit

Laajennettu hallinnoitujen palveluiden ja toteutuskumppaneiden verkostomme auttaa asiakkaita valitsemaan heille sopivan ratkaisun ja johtaa kokonaisvaltaista siirtoa ja käyttöönottoa. Kumppanimme ovat mukana monien organisaatioiden Workspace-matkalla tuoden vuosikymmenten kokemuksen tukemaan suuria, jopa 200,000 XNUMX työntekijän asiakkaita.

Google Workspacella on strategisia kumppanuuksia kumppaneiden kanssa kaikilla alueilla. Teknologiakumppanit (ISV) auttavat tiedonsiirtoprosessissa sekä pitävät yhteyttä yrityksen jälleenmyyjäkumppaniin. Yhteistyössä tilivastaavasi kanssa valitsemasi kumppani laatii kanssasi yksityiskohtaisen suunnitelman jokaiselle Googlen suosittelemille vaiheille. Nämä vaiheet voivat sisältää löytämisen, strategiaistunnot, käyttöönoton, koulutuksen ja demot suunnittelusta käyttöönottoon ja sen jälkeen. Täysi lista kumppaneista löytyy täältä.

Ammattitaitoiset palvelut

Lisäksi tilisi edustajatiimi voi ottaa Googlen ammattilaispalvelut täydentämään palvelukumppaniasi ja turvaamaan käyttöönottoprosessin ylimääräisellä teknisellä, muutoksenhallinnan ja hallinnon tuella. Tämä tuki voi sisältää pääsyn asiantuntijaneuvonantajiin, parhaisiin käytäntöihin, yhteydenpitoon Googlen tuote- ja suunnittelutiimiin tärkeimpien täytäntöönpanon virstanpylväiden onnistumisen varmistamiseksi ja paljon muuta. Täydellinen luettelo Googlen ammattilaispalveluiden tarjoamista palveluista löytyy täältä.

Tiimimme ovat kehittäneet erityisen metodologian ja työkalut, jotka ohjaavat asiakkaita siirtymisen läpi suunnitteluvaiheesta onnistuneeseen lanseeraukseen. esimampGoogle Workspace Migraten avulla voit hallita suuria siirtoja useisiin Google Workspacen ydinpalveluihin yhdestä paikasta. Tarjoamme yksityiskohtaista dokumentaatiota ja käyttöönottooppaita, joiden avulla voit valita parhaan vaihtoehdon sähköpostin, kalenterin, yhteystietojen, kansioiden, files ja käyttöoikeudet Google Workspaceen. Olemme kuratoineet resursseja, jotka auttavat sinua kaikissa vaiheissa, mukaan lukien:

• Yrityskäyttöönottoresurssit ja käyttöönottooppaamme suurille organisaatioille. Organisaatiot voivat käyttää näitä muutoksenhallintaresursseja ja teknisiä oppaita ottaakseen Google Workspacen käyttöön suurissa organisaatioissa. Noudata 90 päivän käyttöönottosuunnitelmaamme, jonka avulla voit esitellä Google Workspacen käyttäjillesi, testata palveluita ja tietojen siirtoa ja siirtää koko organisaatiosi onnistuneesti.
• Tekniset käyttöönotto- ja siirto-oppaat kattavat ohjeet. Nämä resurssit tarjoavat yksityiskohtaista ja kattavaa tietoa yksityiskohtaisemmista aiheista, kuten tietojen siirtämisestä Microsoft Outlookista Google Workspaceen ja paljon muuta.

Google Workspace tarjoaa yritysorganisaatioille nykyaikaisia ​​yhteistyötyökaluja ja turvallisen pilviympäristön. Jäsennellyn lähestymistavan, todistettujen työkalujen ja asiantuntijatuen ansiosta siirto on hallittavissa oleva prosessi. Anna Google Workspacen auttaa hyödyntämään työvoimasi koko potentiaalia.